Hier sind vier praktische Telefonkonferenz-Regeln

Aufgrund der derzeitigen Lage sind viele Erwerbstätige gezwungen im Homeoffice zu arbeiten. Um dabei mit den Kolleginnen und Kollegen oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern in Kontakt zu bleiben, bieten sich Telefonkonferenzen an. Doch gerade, wenn man noch in der Eingewöhnungsphase für diese Arbeitsweise ist, können schnell Fauxpas bei Geschäftstelefonaten passieren. Hier sind vier Telefonkonferenz-Regeln, die dies verhindern und die Effizienz steigern.

1. Zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Als verantwortliche Person gilt es, sicherzustellen, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer genau über den Beginn und die Dauer (falls möglich) der Telefonkonferenz informiert sind. Als Teilnehmer sollte wiederum darauf geachtet werden, diesen Termin pünktlich einzuhalten. Gerade bei internationalen Telefonkonferenzen mit Zeitverschiebung steht häufig nur ein schmales Fenster zur Verfügung, sodass Personen häufig früher die Konferenz wieder verlassen müssen, weshalb es wichtig ist, von Anfang an dabei zu sein.

Zudem sollte im Vorhinein geplant werden, wo man sich während der Telefonkonferenz aufhält. Neben einer guten Verbindung zum Telefonnetz ist dabei eine möglichst ruhige Umgebung besonders wichtig.

2. Sprech-Etikette

Grundsätzlich sollte man sich vorstellen, bevor man etwas sagt, da gerade bei vielen Teilnehmern sonst schnell die Übersicht verloren geht. Zusätzlich zum Namen kann dabei die Position, die Abteilung, der Standort oder das Unternehmen genannt werden.

Gerade in Zeiten des Lockdowns lässt sich eine laute Umgebung manchmal nicht vermeiden. Dann sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass das Mikrofon immer auf lautlos geschaltet ist, wenn man gerade nicht spricht.

3. Vorbereitung und Aufmerksamkeit

Im Vorfeld sollte jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer sich auf das Gespräch vorbereiten. Dazu gehört eine genaue Kenntnis über die Thematik, die besprochen werden soll, eine Vorstellung über den Ablauf sowie darüber, wer alles an der Telefonkonferenz teilnimmt.

Insbesondere bei langen Gesprächen mit vielen Teilnehmerinnen und Teilnehmern kann es leicht passieren, dass man den Faden verliert. Deshalb sollte darauf geachtet werden, mögliche Ablenkungen, z.B. E-Mail-Benachrichtigung auf dem Desktop, zu vermeiden.

4. Struktur bewahren

Eine Telefonkonferenz sollte immer eine Leiterin oder einen Leiter haben – meist handelt es sich dabei um den Veranstalter. Diese Person legt die Tagesordnung fest und sollte neben ihrer Einhaltung darauf achten, falls nötig auch eine Moderator-Funktion zu übernehmen. Lange Diskussion können sonst manchmal abdriften oder sich im Kreis drehen und so viel Zeit rauben.

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